Appel à projet pour les missions nationales de surveillance et de prévention des infections associées aux soins – Mandature 2018-2023

Le pilotage des missions nationales des Centres d’appui pour la prévention des infections associées aux soins (CPias) a été confié à Santé publique France par le décret n° 2017-129 du 3 février 2017 relatif à la prévention des infections associées aux soins (IAS). Dans ce cadre, un appel à projets est lancé par l’agence auprès des CPias pour mettre en œuvre, par délégation de l’agence, des missions de surveillance et de prévention à vocation nationale dans le champ des IAS et de la résistance aux antibiotiques (RATB). Cet appel à projet est ouvert à tout CPias qui s’engage à assurer ces missions nationales telles que définies dans leurs cahiers des charges général et spécifique.

Principes ayant guidé l’appel à projet pour la mandature 2018-2023

Pour accompagner Santé publique France, un comité « Missions nationales Infections associées aux soins » (CMNIAS) – instance d’élaboration et d’évaluation d’appels à projets – a été mis en place auprès de son Directeur général. Le CMNIAS a pour missions a) de définir les cahiers des charges des futures missions nationales ; b) d’évaluer la qualité des dossiers de candidature reçus suite à appel à projets afin que l’agence puisse les sélectionner et proposer au ministère chargé de la santé les futurs porteurs (pour une durée de 5 ans) de ces missions nationales; c) d’évaluer chaque année les activités des CPias ainsi désignés, sur la base de leur rapport annuel d’activités.

Sa réflexion scientifique a pris en compte les missions des CPias et de Santé publique France, s’est appuyée sur un état des lieux de l’existant, et sur les résultats d’une consultation préalable des parties prenantes. Il a aussi intégré les objectifs du Programme national d’actions de prévention des IAS (Propias), de la feuille de route interministérielle « Antibiorésistance » et des programmes européens coordonnés par l’ECDC.

Le périmètre et le contenu des missions nationales ont ainsi été définis en tenant compte de l’état des lieux et des éléments suivants :

  • La nécessité d’intégrer dans une même mission les activités de surveillance et de prévention dans un objectif de continuum et d’information pour l’action ;
  • L’ouverture via le Propias du champ des IAS vers la ville, enjeu majeur ;
  • Un défaut de couverture par les réseaux actuels de surveillance de certains champs du risque infectieux associé aux soins et de certains types ou secteurs de soins ;
  • L’élargissement du champ du risque infectieux interventionnel avec le développement de la chirurgie ambulatoire et de la médecine ou radiologie interventionnelles ;
  • L’évolution des concepts de prévention des IAS ;
  • L’entrée progressive des méthodes de gestion des risques dans le champ de la prévention des IAS, avec une approche individualisée du risque infectieux ;
  • La disponibilité d’outils de formation utilisant les nouvelles technologies de l’information ;
  • La très grande accessibilité, via Internet et les moteurs de recherche, des outils de documentation et de bibliographie ;
  • Enfin, le fait que certaines activités nationales ont vocation à rester portées directement par Santé publique France. Elles ne seront donc pas déléguées par les appels à projet. Il s’agit notamment :
    • de la coordination nationale du signalement des IAS, en lien direct avec les missions d’alerte de l’agence ;
    • des enquêtes nationales de prévalence (ES, EMS et ville) ;
    • de la surveillance des consommations d’antibiotiques en ville ;
    • de la promotion de la vaccination et de la surveillance de la couverture vaccinale des professionnels de santé.

Le CMNIAS s’est ainsi prononcé sur 5 grandes missions auxquelles les CPias pourront répondre :

  1. Surveillance et prévention de la RATB et des IAS en soins de ville et en secteur médico-social ;
  2. Surveillance et prévention de la RATB en établissements de santé ;
  3. Surveillance et prévention du risque infectieux lié aux actes de chirurgie et de médecine interventionnelle ;
  4. Surveillance et prévention des infections associées aux dispositifs invasifs ;
  5. Soutien aux actions de prévention : évaluation, formation, communication, documentation.

L’équilibre entre chacune de ces grandes missions, leurs interactions potentielles et les modalités de transition avec l’existant ont été pris en compte.

Le cahier des charges général et les cahiers des charges spécifiques à chacune des missions figurent dans les documents ci-dessous.

L’enveloppe budgétaire annuelle dédiée à la réalisation de l’ensemble de ces missions nationales s’élève à 1,8 millions d’euros.

La sélection des candidats se déroulera durant le 1er trimestre 2018 et prendra fin au plus tard le 31 mars 2018.

Les CPias désignés seront sollicités pour assurer ces missions nationales pour une durée de 5 ans soit du 1er avril 2018 au 31 mars 2023.

Comment répondre à cet appel à projet ?

Pour répondre à cet appel à projet, les CPias doivent consulter les documents qui figurent ci-dessous. Ils doivent scrupuleusement respecter le formalisme et les instructions du règlement de consultation.

Les dossiers de candidatures pour cet appel à projet devront parvenir à Santé publique France au plus tard le 31/01/2018 à 17h00. Tout dossier déposé après cette date sera déclaré irrecevable.

Pour toute demande de renseignement complémentaire, merci de contacter l’agence nationale de santé publique à l’adresse suivante : MNIAS2018@santepubliquefrance.fr

Dossier de candidature

Documents constitutifs de l'appel

Rappel de la réglementation

Foire aux questions

Question 1 : concernant les dépenses éligibles pour la réalisation des missions, il est indiqué dans l’appel à projet: « frais de développement informatique nécessaires à la mise en place, en 2018, de la mission ».
Cette ligne de frais est-elle prévue uniquement pour 2018, ou sera-t-elle présente chaque année pour permettre d’y intégrer des dépenses de développement ? 
Cette ligne de frais est prévue uniquement pour 2018 et correspond aux dépenses liées aux développements informatiques spécifiques à l’installation de la mission. Les frais liés à la maintenance informatique sont indiqués comme étant éligibles au titre des frais de fonctionnement.

Question 2 :afin de calibrer au mieux les projets et moyens, j’aimerais savoir si vous envisagez que les 5 missions soient financées à la même hauteur, c’est-à-dire environ 360 000 E chacune ? (=1,8ME/5).
Par ailleurs, comment considérer le financement du développement informatique lié à la mise en place de la mission sachant qu’il n’est pas forcément « chronique » ou en tout cas variable au cours des 5 années du contrat, ou même qu’il ne sera pas forcément développé dès la 1ere année de fonctionnement.
Est-il à considérer en plus de l’enveloppe financière ? globalement sur les 5 ans ?
Les crédits afférents à l’exercice de chaque mission nationale seront attribués après examen de la proposition financière formulée dans le cadre de l’appel à projet et ne sont pas actuellement pré-établis pour être répartis à même hauteur entre chacune des 5 missions.
La ligne de frais de développement informatique est prévue uniquement pour 2018 et correspond aux dépenses liées aux développements informatiques spécifiques à l’installation de la mission. Une enveloppe spécifique est réservée à ces dépenses. Les frais liés à la maintenance informatique sont indiqués comme étant éligibles au titre des frais de fonctionnement.

Question 3 : dans l’onglet 2 sur la proposition financière faut-il que le total général de la mission en E17 soit égal à celui en G17 ou plutôt à celui en G13, ce qui serait beaucoup plus simple pour nous ?
Si la réponse était toutefois G17 est-ce qu’alors les 10 % de frais dits de gestion calculés sur la partie autofinancée peuvent être inclus dans le budget demandé ou doivent être forcément en autofinancement aussi, nous obligeant à développer une partie budgétaire explicative spéciale. Dans cet esprit on peut aussi en déduire que seuls des frais minimes de fonctionnement peuvent entrer dans l’autofinancement puisque le calcul des 10 % est automatisé.
Dans l’onglet le total général de la mission en E17 doit être égal à G17 pour avoir un coût complet de la mission (fonds propres de l’organisme éventuellement inclus).
Les 10 % sont calculés sur les frais de personnel et sont automatiquement inclus dans le coût complet de la mission. Ils peuvent ainsi être inclus dans le besoin de financement.

Question 4 : dans l'onglet proposition financière du fichier Excel est-ce que les mots «permanent» et «temporaire» sont synonymes de «titulaire» et «contractuel» ?
Dans l'onglet proposition financière du fichier Excel, les mots «permanent» et «temporaire» sont synonymes de «titulaire» et «contractuel» ou encore «CDI» et «CDD».

Question 5 : dans l'onglet «engagement CPias» du fichier Excel est-ce que le montant total du CPias coordonnateur à faire figurer est celui du total général de la mission (E17 de l’onglet 1) ou le montant du financement total (G26 de l’onglet 1) ?
Dans l'onglet « engagement CPias » le montant total à faire figurer est celui du total général figurant en G26 MONTANT DU FINANCEMENT TOTAL SOLLICITE AU TITRE DE LA MISSION EN 2018 (1+2) « onglet 2 – Proposition financière ».

Question 6 : il est écrit, page 4 du règlement de consultation, que le dossier de candidature doit être daté et signé par le Directeur de l’établissement hébergeant le CPias candidat. Lorsque 2 CPias souhaitent s’associer pour répondre à une mission, il serait donc logique que le dossier de candidature soit signé par les directeurs des CHU hébergeant le 2 CPias. Ai-je mal compris ?
Il faut la signature des 2 directeurs de CHU hébergeant les 2 CPias.

Question 7 : dans le dossier de candidature, page 3, il est demandé la liste des publications du centre candidat et de l’éventuel centre associé dans le champ correspondant à la  mission. Faut-il limiter la liste des publications dans le périmètre de la mission aux 5 dernières années comme pour le chapitre précédent (activités scientifiques et techniques) ou peut-on remonter à plus ancien ? Se limite-t-on aux articles dans des revues avec comité de sélection ou souhaitez-vous également les participations en congrès (posters et communications orales) ?
Pour la liste des publications, aucune limite dans le temps n’est fixée. Concernant la présentation des publications, aucune limite n’est également fixée. Elle pourra par exemple se faire sous forme thématique : publications nationales et internationales, communications nationales et internationales, orales et affichées, conférences sur invitation.

Question 8 : le CMNIAS s’est prononcé sur 5 grandes missions qui font chacune l’objet d’un cahier des charges respectif. Pour les missions nationales «Surveillance et prévention de la résistance bactérienne aux antibiotiques», il est prévu deux missions, une dont le périmètre est « soins de ville et secteur médico-social » et une autre réservée aux « établissements de santé ». Quid des Ehpad qui sont des EMS et peuvent être parfois rattachés à des établissements de santé ? Quelle mission prendra en compte ces Ehpad inclus dans les ES ?
La surveillance et la prévention de la RATB dans les EHPAD relèvent de la mission « Soins de ville et EMS » et non pas de la mission « Etablissements de santé ». En effet, les Ehpad sont des EMS et la production d’indicateurs de surveillance et les actions de prévention les concernant doivent reposer sur une seule mission, quel que soit leur rattachement administratif. Toutefois, compte tenu du rattachement de certains Ehpad à des ES, les dossiers de candidature pour chacune de ces deux missions (Soins de ville et EMS d’une part, Etablissements de santé d’autre part) peuvent décrire les collaborations envisagées avec l’autre mission (transmission de données, échanges sur les actions de prévention, …) pour faciliter son travail, et au-delà celui des Ehpad quel que soit leur rattachement.

Question 9 : dans la proposition financière, concernant l’onglet 4 « engagement CPIAS » , dans la partie gauche du tableau faut-il lire : représentant légal du « CPias » ou de l’ « ES » ?
Le représentant légal du CPias est le Directeur de l’établissement de santé l’hébergeant.

Question 10 : j’ai mis à jour ma DPI en sélectionnant via le lien du site la mission nationale IAS. Par contre après la validation finale, ma candidature n’apparait pas dans mes mission en cours. Est-ce normal ?
S’agissant d’une candidature, celle-ci doit apparaître dans l’onglet « candidatures en cours ». Si votre candidature est retenue, vous deviendrez «membre» et votre statut concernant l’appel à projet MNIAS passera à « mission en cours ».

Question 11 : concernant la création/maintenance des applications informatiques, est-il possible de faire appel à des prestataires extérieurs avec lesquels Santé publique France a l’habitude de travailler ? Avez-vous déjà des marchés en cours de ce type ou souhaitez-vous nous proposer des noms ? Dans le cas contraire, nous serons contraint de trouver nos propres contacts, avec le risque d’avoir en retour des fourchettes de prix très variables, d’autant plus que nous ne pouvons pas leur proposer de cahier technique précis dès à présent pour un éventuel devis.
Il ne faut pas prendre l’attache de prestataires pour préparer votre dossier mais évaluer même approximativement un budget, qui sera discuté ensuite lors des négociations budgétaires. En effet, les choix « outils » ne peuvent être totalement définis à cette date et devront faire l’objet de discussions méthodologiques au démarrage des travaux de la mission, avec Santé publique France mais aussi avec les autres CPias et les autres missions (notamment si certains de ces outils ont vocation à être mutualisés).

Question 12 : dans le tableur Excell du volet financier, il existe une colonne « nom, prénom » pour le chiffrage des coûts en personnel. Il me semble que cette donnée n’est pas nécessaire étant donné que le jugement du dossier sur cet aspect ne se fera pas sur des personnes nominativement mais seulement :
-    Qualitativement avec les catégories professionnelles (et qualification ou diplômes le cas échéant)
-    Quantitativement avec les ETP
Il n’est de plus pas toujours possible de répondre immédiatement, certaines personnes étant à recruter le cas échéant, ou à l’inverse, la décision finale revenant à la RH du CHU hébergeur, par exemple quand plusieurs personnes peuvent correspondre à une place unique.
Je souhaiterais donc que cette mention « nom et prénoms » ne soit pas à renseigner.

Si les personnes sont connues il convient de l’indiquer dans cette colonne. Pour les personnes en cours de recrutement il faut indiquer « à recruter » dans ladite colonne. Le dossier de candidature stipule que le volet technique et scientifique du dossier présenté comprendra un organigramme précisant les rôles de chacun ; celui-ci ne doit pas être modifié. Concernant le nom des personnes composant l’équipe proposée, il s’agit d’un élément attendu car utile au comité pour juger (en lien notamment avec la liste des publications de l’équipe) de ses compétences.

Question 13 : pour le budget prévisionnel, je suis obligée de me soumettre aux consignes de mon établissement hébergeur :
- Une ligne Dépenses de personnel = OK
- Une ligne Fonctionnement = variable mais ne dépassant effectivement en général pas 10% des frais de personnel  (>frais de missions, déplacements, prestataires externes…)
- Une ligne Frais de gestion = exactement 10% du montant global sollicité et non pas 10% des frais de personne  (>coûts indirects, locaux, équipement, tel, affranchissement, gestion personnel…)
J’ai bien compris que les développements informatiques 2018 seront à part. Si j’appliquais votre consigne, je ne disposerais d’aucun budget fonctionnement ce qui est impossible. Je suis donc contrainte par les règles budgétaires locales d’utiliser le même modèle que pour la candidature CPIAS en rajoutant une ligne fonctionnement en plus des frais de gestion déjà égaux à 10% des recettes.  Merci de me donner votre accord pour cette modification.

Le règlement de consultation précise à l’article 4.1 que « chaque candidat devra utiliser strictement les documents proposés », donc sans modification de ceux-ci. D’autant plus que dans le paragraphe 3.2, il est précisé que les frais de fonctionnement comprennent les frais de gestion.

Question 14 : les délais pour préparer les réponses aux appels à projet étant très courtes (36 jours ouvrés entre le vendredi 8 décembre 2017 et le mercredi 31 janvier 2018), il est nécessaire de gérer au mieux nos rétroplannings pour avoir la garantie que Santé publique France reçoive nos réponses au plus tard le 31/01/2018 17h. Pourquoi ne pas autoriser l’envoi par mail avec accusé de réception, qui est parfaitement reconnu sur le plan juridique et administratif (voir la jurisprudence à ce sujet) avec un envoi papier en parallèle qui pourrait arriver au-delà du 31/01/2018 ? En effet, le seul envoi par courrier oblige les provinciaux à envoyer leur dossier en recommandé au plus tard le vendredi 26 janvier 2018. Nous savons tous que la Poste est en grande souffrance et qu’il n’est pas raisonnable d’attendre au-delà du 26/01 pour vous envoyer nos réponses. Conséquence, cela ne fait plus que 33 jours ouvrés pour répondre à cet appel à projet !

Si vous le souhaitez, vous pouvez transmettre votre dossier par mail. Néanmoins, il faut rappeler que le cachet de la Poste faisant foi, un dossier peut être envoyé par la Poste au plus tard le 31 janvier en A/R. Il existe également un service de lettre recommandée électronique, dont la validité est, quant à elle, sans équivoque (voir en ce sens le décret n° 2011-144 du 2 février 2011). La lettre recommandée en ligne possède en effet la même valeur juridique qu’une lettre recommandée classique.