Apprenti Assistant de direction

Santé publique France est l’agence nationale de santé publique française. Etablissement public de l’Etat sous tutelle du ministre chargé de la santé créé par l’ordonnance 2016-246 du 15 avril 2016, elle intervient au service de la santé des populations. Agence scientifique et d’expertise du champ sanitaire, elle a pour missions :

1. L'observation épidémiologique et la surveillance de l'état de santé des populations ;
2. La veille sur les risques sanitaires menaçant les populations ;
3. La promotion de la santé et la réduction des risques pour la santé ;
4. Le développement de la prévention et de l'éducation pour la santé ;
5. La préparation et la réponse aux menaces, alertes et crises sanitaires ;
6. Le lancement de l'alerte sanitaire.

L’agence est organisée autour de directions scientifiques et transversales et de directions assurant le support et le soutien à l’activité.
Son programme de travail, arrêté par son Conseil d’administration, s’articule autour de cinq axes prioritaires : les déterminants de santé, les populations, les pathologies, les interventions et les territoires, et les infrastructures.

Direction des Maladies Infectieuses (DMI)

Missions

Placé sous l’autorité de la direction de la DMI, il sera principalement rattaché à l’assistante de direction et l’assistera dans les missions de secrétariat de la direction.

Activités

• Gestion administrative et financière
  • Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par ses supérieurs hiérarchiques, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents ;
  • Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein de la direction en lien avec le référent administratif et financier de la direction ;
  • Assurer la gestion des ordres de mission pour les déplacements des agents de la direction ;
  • Organiser et tenir à jour le classement des dossiers ainsi que leur archivage.
• Office management
  • Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet) ;
  • Organiser l’agenda, les rendez-vous de la direction de la DMI ;
  • Préparer les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives ;
  • Assurer le traitement du courrier à la signature de la direction via le logiciel Elise ;
  • Enregistrer et suivre les saisines ;
  • Gérer les commandes de matériels et de fournitures via le logiciel Qualiac.
• Soutien au métier
  • Préparer et organiser les réunions (convocations, dossiers préparatoires, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l’installation conforme et la livraison des éléments demandés) ;
  • Rédiger les synthèses et comptes rendus de réunions ;
  • Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe ;
  • Réponse aux sollicitations internes.

• Toute autre tâche administrative à la demande de la direction.
• Apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d’assistant(e) (ex : audit, procédures).