Santé publique France est l’agence nationale de santé publique française. Etablissement public de l’Etat sous tutelle du ministre chargé de la santé créé par l’ordonnance 2016-246 du 15 avril 2016, elle intervient au service de la santé des populations. Agence scientifique et d’expertise du champ sanitaire, elle a pour missions :
- L'observation épidémiologique et la surveillance de l'état de santé des populations ;
- La veille sur les risques sanitaires menaçant les populations ;
- La promotion de la santé et la réduction des risques pour la santé ;
- Le développement de la prévention et de l'éducation pour la santé ;
- La préparation et la réponse aux menaces, alertes et crises sanitaires ;
- Le lancement de l'alerte sanitaire.
L’agence est organisée autour de directions scientifiques et transversales et de directions assurant le support et le soutien à l’activité.
Son programme de travail, arrêté par son Conseil d’administration, s’articule autour de cinq axes prioritaires : les déterminants de santé, les populations, les pathologies, les interventions et les territoires, et les infrastructures.
Direction de l’aide et de la diffusion aux publics (DADP)
Missions
- Placé sous l’autorité du responsable de pôle, il l’assiste dans l’organisation matérielle du pôle et la gestion administrative de l’activité du pôle. Il organise et coordonne les informations internes et externes liées à son fonctionnement.
Activités générales
- Gestion administrative et financière
- Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par le responsable de pôle, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage numérique des documents.
- Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein du pôle.
- Office management
- Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet).
- Assurer la transmission des informations auprès des agents écoutants et remonter les informations auprès du responsable de pôle et de la direction.
- Organiser l’agenda, les rendez-vous.
- Vérifier les courriers mis à la signature en veillant à l’application de la charte graphique de l’établissement et des règles administratives.
- Organiser et assurer le suivi des commandes de matériels et de fournitures à la demande du responsable de pôle via le logiciel Qualiac.
- Soutien au métier
- Gérer le processus de déplacements des agents du pôle.
- Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations).
- Rédiger les synthèses et comptes rendus de réunions.
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe.
Activités spécifiques
- Gestion administrative du pôle
- Apporter un soutien administratif à l’activité.
- Assurer le suivi des prestations liées au fonctionnement du pôle en lien avec les services généraux et la DSI.
- Assurer le suivi de l’exécution des dépenses budgétaires et la vérification des factures.
- Assurer toute autre tâche administrative à la demande de la direction ou du responsable de pôle.
- Gestion administrative de l’activité et des agents
- Organiser et suivre les plannings d’activité.
- Gérer les remplacements et l’attribution des tranches d’activité aux vacataires.
- Préparer les variables de paie.
- Constituer les dossiers administratifs individuels.
- Renseigner les fichiers de suivi de l’activité.
- Assurer la coordination des informations avec la direction et la DRH (contrat, paye, formation, médecine de prévention).
