Cette foire aux questions (FAQ) collige les questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs au support technique e‑SIN et vous fournit les réponses correspondantes. Elle est enrichie régulièrement.
Avant de contacter l'équipe support e-SIN, nous vous conseillons de :
- consulter la documentation disponible sur le site de Santé publique France : en particulier le manuel utilisateur e-SIN,
- consulter la liste des questions listées dans cette FAQ : la réponse que vous cherchez s'y trouve probablement déjà !
Si votre question ne figure pas dans la liste ou si vous rencontrez une difficulté de manière persistante, merci d'envoyer un mail à esin-support@santepubliquefrance.fr en détaillant le problème que vous rencontrez. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.
I.1 Annuaire - Je ne suis pas inscrit à l'annuaire e-SIN, comment faire ?
Vous devez vous inscrire dans l'annuaire des utilisateurs e-SIN après accord de la direction de votre établissement, à l'aide du formulaire d'inscription disponible aux adresses indiquées ci-après.
Selon votre lieu d'exercice, voici le lien permettant d'effectuer cette inscription :
- Vous exercez dans un établissement de santé (ES) : https://voozanoo.santepubliquefrance.fr/154818633/scripts/aindex.php
- Vous exercez dans une Agence régionale de santé (ARS) : https://voozanoo.santepubliquefrance.fr/948682484/scripts/aindex.php
- Vous exercez dans un Centre d'appui pour la prévention des infections associées aux soins (CPias) : https://voozanoo.santepubliquefrance.fr/219015948/scripts/aindex.php
- Vous exercez dans une Cellule d'intervention en région (Cire) : https://voozanoo.santepubliquefrance.fr/1653243094/scripts/aindex.php
A l'issue de cette procédure, vos identifiants de connexion à e-SIN vous seront transmis par e-mail.
I.2 Annuaire - Comment remplir le formulaire d'inscription à l'annuaire e-SIN ?
Le formulaire d'inscription permet de renseigner les noms, fonctions et coordonnées des personnes souhaitant avoir accès à l'application e-SIN et qui figureront alors, après validation de cette inscription, dans l'annuaire des utilisateurs de cette application.
Ce formulaire permet aussi de modifier l'inscription d'un utilisateur déjà existant (si ses fonctions et/ou coordonnées ont par exemple changé). Il vous suffit alors d'effectuer via ce formulaire une nouvelle inscription avec les informations actualisées.
Important : l'enregistrement du questionnaire une fois rempli s'effectue seulement après avoir cliqué sur le bouton " Enregistrer ". Si vous souhaitez garder une copie des informations transmises, faites au préalable une copie d'écran et enregistrez cette dernière.
Concernant l'inscription à l'annuaire pour les utilisateurs en Etablissements de santé (ES)
Pour que cette inscription soit valide, veillez à respecter les points suivants :
- bien identifier l'établissement de santé par un n° FINESS Etablissement unique (plusieurs FINESS Etablissement peuvent être renseignés sur un même formulaire d'inscription) ,
- bien renseigner les utilisateurs et leurs profils : vous devez renseigner au moins un utilisateur de chaque profil " Praticien Hygiéniste " (PH) et " Responsable Signalement " (RS) titulaire. Il est également possible de renseigner un PH et/ou un RS suppléant. (cf. définition des PH et RS en question III.1).
Les seuls profils disponibles pour un utilisateur en ES sont PH et RS. Il n'existe pas de profil pour des utilisateurs en " lecture simple " ou " pour information ". Si vous souhaitez que d'autres personnes de l'ES soient informées des fiches de signalement émises via e-SIN, mettez en place une procédure avec le RS de votre ES afin que les adresses e-mail de ces personnes soit ajoutées à la liste des destinataires en copie des fiches de signalement. Ces personnes recevront alors une copie de la fiche émise par e-mail, au format PDF.
I.3 Annuaire e-SIN - Les informations sur mon établissement (type, statut, etc.) ne sont pas correctes
L'annuaire e-SIN utilise un référentiel des établissements de santé en France fourni par l'Agence Technique de l'Information Hospitalière (ATIH). Ce référentiel peut comporter des erreurs ou avoir évolué.
Envoyez un mail à esin-support@santepubliquefrance.fr en listant les corrections à apporter. Nous effectuerons ces corrections dans les plus brefs délais, après vérification des n° FINESS concernés.
I.4 Annuaire e-SIN - J'exerce en tant que PH ou RS sur différents sites d'un même établissement, ou bien dans différents établissements. Puis-je utiliser e-SIN pour l'ensemble des sites ou des établissements qui me concernent avec un même compte ?
Oui : vous devez toutefois au préalable être enregistré dans l'annuaire des utilisateurs pour chacun des sites ou des établissements dans lesquels vous exercez.
L'application e-SIN identifie l'établissement de santé par son numéro FINESS " Etablissement " (à distinguer du numéro FINESS " juridique "). Un établissement correspond à une implantation géographique, est caractérisé par une catégorie d'établissement et est relié à une entité juridique. Il peut être associé à différentes activités exercées ou catégories d'établissements gérés par des budgets différents.
Ainsi, un établissement de santé aura un numéro FINESS juridique unique associé à son statut juridique, mais autant de numéro FINESS d'établissement qu'il compte d'activités différentes, y compris si elles sont regroupées sur le même site géographique.
Il est donc nécessaire d'effectuer un enregistrement à l'annuaire e-SIN avec l'ensemble des numéros FINESS d'établissement auxquels vous êtes rattaché.
Dans l'application e-SIN, vous verrez en haut de la page d'accueil un menu déroulant vous invitant à choisir pour quel site ou établissement vous souhaitez utiliser e-SIN.
II.1 Connexion à e-SIN - J'ai égaré mon mot de passe de connexion à l'application e-SIN, ou celui-ci ne fonctionne plus.
Vérifiez d'abord que vous respectez bien la casse (minuscules, majuscules, chiffres et lettres) lorsque vous entrez votre mot de passe. Si vous faites un " copier-coller " du mot de passe que nous vous avons envoyé par e-mail, vérifiez que vous ne copiez pas des espaces après la suite des caractères concernés, voire même une ligne vide. La présence d'espace empêche la reconnaissance du mot de passe.
Si vous n'arrivez toujours pas à vous connecter, cliquez alors sur le lien " J'ai oublié mon mot de passe " et renseignez les champs demandés (identifiant ET adresse e-mail). Un nouveau mot de passe vous sera envoyé sur l'adresse e-mail que vous avez renseignée.
Il est possible de modifier votre mot de passe mot à tout moment en cliquant sur " Mettre à jour vos informations personnelles " tout en haut à droite de l'écran (voir question suivante II.2).
II.2 Connexion à e-SIN - Comment changer mon mot de passe pour e-SIN, et quelles sont les règles qui régissent sa définition ?
Vous pouvez à tout moment modifier votre mot de passe de connexion, si vous trouvez qu'il est difficile à retenir, lorsque vous êtes connecté à l'application. Pour cela, cliquez sur le lien " Mettre à jour vos informations personnelles " dans le bandeau supérieur. Attention, la structure du nouveau mot de passe e-SIN doit obligatoirement suivre certaines règles, décrites ci-après.
Pour qu'ils soient valides, les mots de passe de l'application e-SIN doivent répondre aux critères de format suivant :
- Longueur : les mots de passe doivent être supérieur ou égal à 8 caractères et inférieur ou égal à 16 caractères ,
- Jeux de caractères admis : - L'alphabet minuscule " a à z " , - L'alphabet majuscule " A à Z " , - Les chiffres de " 0 à 9 " ,- Les caractères spéciaux " # ! + - * % $ " ,
- Structuration obligatoire : - Au moins une lettre majuscule, sans obligation d'emplacement , - Au moins une lettre minuscule, sans obligation d'emplacement ,- Au moins un chiffre, sans obligation d'emplacement.
L'utilisation des caractères spéciaux n'est pas obligatoire.
Si vous essayez de changer votre mot de passe sans respecter ces règles, l'application vous le signalera par un message d'erreur.
III.1 Utilisation d'e-SIN - Que signifient PH et RS dans l'application e-SIN ?
Le Praticien en Hygiène (PH) et le Responsable Signalement (RS) sont des profils informatiques définis dans l'application e-SIN, chacun ayant des fonctionnalités qui leur sont propres.
Le PH a pour rôle principal de créer une fiche de signalement avec les informations nécessaires et de la transmettre (pré-émettre) à destination du RS. Il est le seul à pouvoir la modifier secondairement.
A réception d'un signalement transmis par le PH, le RS vérifie et valide les données saisies et émet le signalement (externalisation de la fiche aux autres partenaires du circuit). Il est le seul à pouvoir annuler ou retourner une fiche au PH, il est également le seul à pouvoir clôturer une fiche.
III.2 Utilisation d'e-SIN - Est-il possible de cumuler les rôles de PH et de RS ?
Oui : un même utilisateur peut assurer les rôles de PH et de RS au sein d'un même établissement de santé, d'un groupement d'établissements de santé ou de plusieurs établissements distincts.
Le choix d'attribuer ces deux fonctions à une seule personne ou à deux personnes distinctes est laissé à l'appréciation de l'établissement de santé, en fonction de ses ressources et de son organisation interne.
La demande de ce double profil PH-RS doit être faite via le formulaire d'inscription en renseignant les noms de la même personne dans les cases PH et RS.
III.3 Utilisation d'e-SIN - Les personnes ayant les fonctions de PH et/ou RS dans mon établissement ont changé. Que dois-je faire ?
Vous devez effectuer un nouvel enregistrement dans l'annuaire e-SIN pour mettre à jour les coordonnées des personnes déclarées en tant que Praticien Hygiéniste (PH) et/ou Responsable Signalement (RS) pour l'application e-SIN.
Il vous faut donc renseigner un nouveau formulaire d'inscription pour les personnes ayant nouvellement les fonctions de PH et/ou RS. Pour cela, reportez-vous pour cela à la question I.1 de cette FAQ.
III.4 Utilisation d'e-SIN - Sur la page d'accueil, je n'ai pas le menu "Créer une fiche de signalement".
C'est une situation normale si vous exercez en ARS, en Cire ou dans un CPias. Cette fonction est réservée aux utilisateurs des établissements de santé.
Si vous exercez dans un établissement de santé, cela peut être lié au fait que vous êtes référencé dans l'application comme Responsable Signalement (RS). Vous ne pouvez pas alors initier la création d'une fiche de signalement, et vous devez vous rapprocher du Praticien en Hygiène (PH) désigné pour votre établissement pour cela.
S'il n'existe pas de PH dans votre établissement et que vous estimez devoir aussi avoir ce rôle, il vous faut demander une modification de votre profil. Pour cela, vous devez effectuer un nouvel enregistrement dans l'annuaire e-SIN et mettre à jour les informations relatives à votre établissement après accord de votre direction.
Astuce : le rôle PH et/ou RS qui vous est attribué dans l'application e-SIN est rappelé en haut de l'écran e-SIN, juste après la mention de vos nom et prénom.
III.5 Utilisation d'e-SIN - J'ai rempli une fiche de signalement, mais la fiche n'est pas émise.
Si un rôle de Praticien Hygiéniste (PH) vous a été attribué dans l'application, vous ne pouvez pas émettre un signalement. Pour être émise, la fiche de signalement doit être validée par le Responsable Signalement (RS) de votre établissement. Vérifiez que vous avez effectué les étapes suivantes :
- vous avez enregistré la fiche ,
- vous avez attribué un niveau d'action à votre fiche : choisissez un niveau dans le menu déroulant situé sur le bandeau supérieur de la fiche (à côté du bouton "supprimer la fiche"). L'état de la fiche indique alors "Etat : en cours" dans l'onglet "Informations complémentaires" en bas de la fenêtre ,
- vous avez transmis la fiche au RS : dans le 5e onglet "Informations complémentaires", cliquez sur le bouton "Transmettre au RS" situé en bas de la fenêtre. L'état de la fiche indique alors "Etat : Transmise au RS" en bas de la fenêtre ,
- vous avez informé votre RS de l'existence d'une fiche en attente d'émission.
Note : le RS est prévenu automatiquement par e-mail lors de la création d'une nouvelle fiche par le PH, une fois que celui-ci a cliqué sur le bouton " Transmettre au RS " en bas de l'onglet " Informations complémentaires " d'une fiche de signalement.
III.6 Utilisation d'e-SIN - J'ai rempli une fiche de signalement qui est en attente d'émission. Comment le RS en est-il informé ?
L'application e-SIN génère un mail automatique pour signaler au Responsable Signalement (RS) qu'il existe une fiche en attente d'émission. Le message est également visible sur la page d'accueil de l'application.
III.7 Utilisation d'e-SIN - J'ai un double profil PH-RS et je n'arrive pas à émettre ma fiche de signalement.
Une fois votre fiche enregistrée, vous devez cliquer sur le bouton "Emettre" qui se situe dans l'onglet " INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES " pour les fiches Hors-BHRe ou " INVESTIGATIONS ET MESURES " pour les fiches BHRe.
III.8 Utilisation d'e-SIN - Je ne peux pas modifier une fiche de signalement.
Cela signifie qu'un rôle de Responsable Signalement (RS) vous a été attribué dans l'application. Vous ne pouvez donc pas modifier une fiche de signalement.
Seul le Praticien en Hygiène (PH) de votre établissement a les droits pour modifier une fiche de signalement. Vous devez cliquer sur le bouton "Retourner" afin qu'il effectue les modifications. Ce bouton "Retourner" se trouve dans l'onglet "Informations complémentaires" de la fiche de signalement, en bas de la page et à droite du bouton "émettre".
III.9 Utilisation d'e-SIN - Je ne peux pas clôturer une fiche de signalement.
Cela signifie qu'un rôle de Praticien Hygiéniste (PH) vous a été attribué dans l'application. Vous ne pouvez donc pas clôturer le signalement.
Seul le Responsable Signalement (RS) de votre établissement a les droits pour clôturer une fiche de signalement.
III.10 Utilisation d'e-SIN - J'ai créé une fiche de signalement. Est-elle alors visible par les entités externes (CPias, ARS, Santé publique France) en charge de la veille sanitaire ?
Pour que la fiche de signalement soit diffusée, elle doit être pré-émise par le Praticien Hygiéniste (PH) puis émise par le Responsable Signalement (RS). L'enregistrement seul assure la traçabilité de la création mais ne permet pas à une fiche de signalement d'être visible par les différents acteurs extérieurs à votre établissement
III.11 Utilisation d'e-SIN - Je n'arrive pas à joindre une pièce jointe à ma fiche de signalement.
Il existe deux manières de joindre un document à une fiche de signalement :
- par l'onglet "Informations complémentaires" : uniquement lorsque la fiche est à l'état "pré-émise" ,
- par l'onglet "Fiche de suivi" : lorsque la fiche est émise.
Vous retrouverez le détail de cette fonction en page 42 du manuel des utilisateurs. Ce manuel est disponible ici : manuel e-SIN "Utilisateurs"
III.12 Utilisation d'e-SIN - Quelle est la taille maximale autorisée pour les pièces jointes à une déclaration d'IN ?
La taille maximale autorisée pour les pièces jointes à la déclaration dans l'application e-SIN est :
- pour 1 pièce jointe = 5 Mo ,
- pour l'ensemble des documents d'une fiche = 20 Mo.
Il est conseillé d'ajouter un commentaire du type "Une pièce jointe ajoutée" (en mentionnant la nature du document) dans la fiche de suivi de la déclaration, pour une meilleure visibilité de votre pièce jointe et la retrouver facilement ultérieurement.
III.13 Utilisation d'e-SIN - Est-il possible de créer un compte e-SIN avec un profil "lecture simple" pour une personne qui n'est ni PH ni RS ?
Non, l'application ne prévoit pas de profil "lecture simple". Seuls les acteurs du signalement mentionnés dans le décret du 26/07/2001 (et actualisé par le décret n° 2017-129 du 3 février 2017), validés par votre établissement et autorisés pour les profils PH et/ou RS ont accès à l'application.
IV.1 Divers - Je veux effectuer une déclaration. Que signifient certaines abréviations indiquées à côté du nom de certains micro-organismes (NMR ou RNP) ?
Le code NMR (dans le libellé des micro-organismes) correspond à "Non Multi-Résistant" : ce choix est à utiliser, par exemple pour Staphylococcus aureus, quand la souche est sensible à la méticilline.
Le code RNP (dans le libellé des micro-organismes) correspond à "Résistance Non Précisée" : ce choix est à utiliser quand la souche responsable de l'infection n'a pas fait l'objet d'un antibiogramme, ou quand les résultats de celui-ci ne sont pas disponibles à la date du signalement.
V.1 Fiche BHRe – Pour quelle situation dois-je créer une fiche BHRe ?
La " fiche BHRe " a été créée en septembre 2017 lors de la mise en place de nouvelle évolutions de l'applications e-SIN (en plus de la création des CPias et de la modification des critères de signalement). La fiche BHRe permet aux établissements de santé de signaler un ou plusieurs cas, infectés ou colonisés par une Bactérie Hautement Résistante émergentes (BHRe) , c'est-à-dire soit une Entérobactérie productrice de carbapénèmases (EPC) soit un Entérocoque (Enterococcus faecium) résistant aux glycopeptides (ERG).
La fiche BHRe est à privilégier lors du signalement de ce type de bactérie.
V.2 Fiche BHRe – Comment remplir une fiche BHRe ?
Afin de renseigner une fiche BHRe, un document de formation vous est proposé sur le site internet de SpFrance. Ce document vous explique les différentes modalités de remplissage de chaque variable de la fiche BHRe, et il précise également les nouvelles évolutions de l'application e-SIN qui ont été mises en place en septembre 2017 (création des CPias et modification des critères de signalement).
