e-DO - Déclaration obligatoire en ligne de l'infection par le VIH et du sida et de la tuberculose

Le dispositif de déclaration obligatoire de l’infection par le VIH et du SIDA repose sur la transmission des informations via l’application e-DO. 

Les diagnostics d’infection par le VIH doivent être déclarés indépendamment par chaque co-déclarant (clinicien et biologiste) dans l’application e-DO. Ces deux types de déclarations sont nécessaires, elles ne sont pas redondantes car les informations demandées aux biologistes et aux cliniciens sont différentes et complémentaires. Les diagnostics de sida sont déclarés uniquement par le clinicien.

Dans le cadre de la surveillance virologique du VIH (basée sur le volontariat du patient et du biologiste), les biologistes transmettent au Centre national de référence du VIH un échantillon de sérum (fond de tube ayant servi au diagnostic) sur buvard, accompagné d’une copie de leur déclaration, imprimée à partir de l’application e-DO. Le CNR réalise sur cet échantillon des examens complémentaires, et en saisit les résultats, directement dans e-DO.

L’ARS peut consulter les déclarations saisies par les déclarants, et suivre le fonctionnement de la surveillance (nombre de déclarations par mois, globalement ou par type de déclaration ou par lieu d’exercice du déclarant, etc..).

Santé publique France accède, en même temps que les ARS, aux déclarations envoyées par les déclarants, rassemblent les déclarations concernant le même patient dans un dossier virtuel, contacte si besoin le déclarant pour obtenir des précisions, et relance les déclarants qui n’ont pas transmis leur volet de la déclaration.

Une fois dans l’application e-DO, le déclarant choisit la déclaration de tuberculose qu’il souhaite faire (TM, ITL, issue de traitement) et remplit le formulaire de déclaration directement en ligne. L’opération prend quelques minutes. A la fin de la saisie, le déclarant envoie la déclaration à l’ARS par voie électronique, c’est-à-dire sur simple clic de souris. Tous les autres acteurs de la surveillance de la tuberculose peuvent intervenir dans ce dispositif de déclaration dans e-DO. Les principaux rôles sont de valider la déclaration en la classant dans un dossier (ARS), de vérifier les informations et éventuellement de demander des informations complémentaires (CLAT), de renseigner les informations biologiques (laboratoires d’analyse), de valider les tuberculoses multirésistantes (CNR-MyRMA). Les équipes de Santé publique France nationalement et en région peuvent extraire des données et effectuer des analyses provisoires (en cours d’année) ou définitives après validation du fichier national. Ces analyses peuvent se faire en routine une fois par an, ou en cours d’année par exemple à la demande d’une ARS. Les indicateurs calculés permettent de renseigner les pouvoirs publics sur l’épidémiologie de la tuberculose en France et de transmettre ces données aux instances internationales (ECDC, OMS). Même s’il existe encore la possibilité de déclarer en utilisant la fiche « papier », l’objectif d’e-DO est la dématérialisation complète du dispositif dans un but de simplifier le circuit et l’accès à celui-ci,  d’améliorer la qualité et l’exhaustivité des données, d’améliorer la réactivité en substituant la logistique de la transmission papier à la transmission électronique et, enfin, de réduire la charge de travail liée au remplissage et à la saisie des feuillets par les différents acteurs du circuit de déclaration.

Depuis 2019 en agence régionale de santé et à partir de 2022 pour les déclarants, la déclaration de la tuberculose se fait en ligne via l’application e-DO.

e-DO est l'application dédiée à la déclaration obligatoire en ligne de l’infection par le VIH et du sida et de la tuberculose . Quel que soit le type de déclaration, l’accès à e-DO se fait via le lien unique http://www.e-do.fr/.

Une fois inscrit, le déclarant à accès à son compte et a le choix de faire une déclaration VIH/Sida ou tuberculose ainsi que d’accéder à un certain nombre de fonctionnalités, comme par exemple répondre à la demande d’un complément d’information ou de rajouter une information dans une déclaration qui a déjà été effectuée. 

Il faut que votre carte de type CPS soit connectée à votre ordinateur et que vous connaissiez le code PIN associé.

L'authentification à l'application repose sur les cartes de professionnels de santé (CPS) ou les autres cartes de la famille CPS (CPA, CPE…). Ces cartes électroniques, émises par l’Agence du numérique en santé (ANS), permettent de garantir l’identité des professionnels de santé (ANS. Espace CPS. Accessible sur : https://esante.gouv.fr/securite/cartes-et-certificats/CPS.

Elles sont distribuées automatiquement par l’ANS à tous les professionnels de santé inscrits aux Ordres des médecins, pharmaciens, sages-femmes et chirurgiens-dentistes. Des cartes doivent être commandées à l’ANS pour les professionnels de santé non médicaux salariés d’une structure de soins ou salariés d’une structure autorisée (ex : Santé publique France, ARS…) qui doivent se connecter à l'application e-DO.

L’utilisation des cartes de la famille CPS nécessite l’installation préalable d’un lecteur de cartes sur le poste informatique de l’utilisateur.

Pour plus d’informations et pour les textes légaux, voir en bas de cette page.

Chaque utilisateur doit créer son compte et renseigner une adresse courriel valide.

Chaque compte est associé à un ou plusieurs profils. Par exemple pour le déclarant le profil peut être celui d’un clinicien ou d’un biologiste. Un partenaire de la surveillance (CNR, CLAT) à un profil propre qui lui permet d’accéder à des fonctionnalités spécifiques, ce qui est également le cas pour les non-déclarants (SpFrance, ARS).

Lors de la création du compte, l’écran propose 3 modalités d’inscription en fonction du profil recherché (déclarant, partenaire ou non-déclarant). 

Une fois le compte et le profil crées, il est possible d’utiliser e-DO. Un utilisateur pourra ensuite se créer d’autres profils (par exemple s’il travaille à deux endroits différents).

Un utilisateur, après s’être créé un compte, pourra autoriser une autre personne à déclarer dans e-DO en son nom. Par exemple, un technicien d’étude clinique ou un interne pourra déclarer au nom du médecin chef de service, à condition que celui-ci l’ait autorisé. 

En tant qu’utilisateur d’e-DO, conformément aux dispositions des articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous pouvez accéder et modifier vos données à caractère personnel directement sur votre compte, vous pouvez aussi inactiver votre compte. 

Déclarants

L’application permet de saisir et d’envoyer directement ses déclarations d’infection par le VIH et de sida aux autorités sanitaires. Les déclarants ont une fonctionnalité "brouillon" qui leur permet d’initier leur déclaration et de la continuer ensuite dans un délai de 12 mois. La première étape de la déclaration consiste à générer un code d’anonymat qui sera conservé dans l’application pendant 12 mois. Aucune donnée nominative sur les patients n’est enregistrée. Les déclarants ont accès aux déclarations envoyées pendant 12 mois. En cas d’information manquante ou d’incohérence dans les déclarations transmises, les échanges entre les épidémiologistes de Santé publique France et les déclarants se font via e-DO.

Agences régionales de santé (ARS) et Santé publique France

Les déclarations envoyées par les biologistes et les cliniciens via l’application sont immédiatement disponibles, simultanément pour les ARS et Santé publique France. Les agents habilités dans les ARS peuvent consulter pendant 12 mois les déclarations faites par les déclarants exerçant dans leur région. 

CNR du VIH

Le CNR reçoit de la part du biologiste, un échantillon de sérum déposé sur buvard. Le CNR a visibilité sur la totalité des déclarations réalisées par les biologistes, ce qui lui permet de saisir les résultats de ses examens complémentaires, directement dans e-DO, en reliant ces résultats à la déclaration du biologiste.

Santé publique France

Santé publique France a accès aux déclarations, dès lors que le déclarant a cliqué sur « envoyer », peut adresser si besoin aux déclarants des demandes de compléments via e-DO, peut relancer les co-déclarants quand un seul des deux volets (biologiste ou clinicien) a été envoyé, regroupe les déclarations VIH/sida concernant le même patient dans un dossier patient virtuel, réalise des exports à partir des déclarations reçues et des dossiers patient réalisés.

Déclarants

L’application e-DO permet de saisir et d’envoyer directement une déclaration de tuberculose (TM, ITL, issue de traitement) aux autorités sanitaires régionales (ARS). La fonctionnalité "brouillon" permet d’initier une déclaration et la continuer ensuite dans un délai de 12 mois. Les déclarations effectuées restent visibles dans l’espace du déclarant pendant 5 ans. Les autres actions qui peuvent être effectuées par un déclarant sont la recherche de déclarations, l’envoi d’un complément d’information, la saisie de l’issue de traitement à la demande de l’ARS ou du CLAT. 

Les autres acteurs de la surveillance

Les Agences régionales de santé (ARS)

Lorsqu’une déclaration est envoyée à l’ARS, celle-ci la classe dans un dossier et ce faisant l’attribue à un CLAT de la région qui en est averti par courriel. Ainsi, pour chaque cas saisi dans e-DO un dossier est créé dans lequel seront ensuite intégrées toutes les déclarations pour cette personne : compléments d’information, issue de traitement. A chaque dossier, qui est unique pour un patient, correspond un numéro de dossier et un code d’anonymat uniques. Un dossier pourra donc comporter plusieurs déclarations. Ce dossier peut être modifié par l’ARS et par le CLAT pour corriger une information ou apporter une information complémentaire.

Le CLAT

Le CLAT a accès au dossier qui lui a été attribué par l’ARS, et peut « agir » sur lui : le modifier, le transférer à une autre ARS ou à un autre CLAT, demander au déclarant un complément d’information. Chaque personne qui utilise e-DO dans un CLAT se crée un profil qui est commun à tous les utilisateurs de ce CLAT, qui peuvent ainsi partager l’information et gérer ensemble le patient. Un médecin de CLAT peut se créer aussi un profil déclarant pour déclarer des cas (ce qui n’est pas possible avec un profil CLAT). Ainsi, un médecin de CLAT peut avoir plusieurs profils pour différentes fonctions. C’est aussi le cas des déclarants qui peuvent se créer plusieurs profils lorsqu’ils travaillent par exemple à différents endroits.

Le Centre National de Référence de la Tuberculose (CNR-MyRMA)

Le CNR, lui aussi, accès à e-DO. Comme Santé publique France, il a accès à des données non-identifiantes, contrairement aux ARS et aux CLAT qui ont accès à des données indirectement nominatives, ce qui leur permet de gérer le patient. Ces données indirectement nominatives sont conservées pendant 5 ans, alors que pour les déclarants et le CNR, les données non-identifiantes sont visibles dans leur espace e-DO pendant 5 ans. Le CNR a un rôle fondamental dans la confirmation d’une tuberculose MDR : il et averti lorsqu’une déclaration MDR a été classée par l’ARS. En accédant à e-DO, il confirme (ou pas) cette tuberculose MDR. En faisant cela, CLAT et ARS en sont informés ce qui permet d’informer le déclarant.

Les laboratoires de mycobactériologie

Les laboratoires de mycobactériologie ont accès à e-DO et peuvent déclarer un patient ou saisir un résultat d’examen microscopique, de PCR, de culture, de test génotypique ou d’antibiogramme phénotypique pour les antituberculeux de première ligne. 

Santé publique France

Santé publique France a accès aux déclarations (indirectement nominatives) et aux fichiers de données individuelles (indirectement nominatives) qu’elle peut exporter et analyser. Un courriel automatique informe le niveau national de SpFrance chaque fois qu’une tuberculose a été déclarée chez un enfants de <2 ans ou qu’une tuberculose sévère (méningée ou miliaire) a été déclarée chez un enfant de <15 ans. Ce dispositif permet de suivre en temps réel l’incidence de la tuberculose chez le petit enfant et l’impact de la suspension de l’obligation vaccinale BCG sur l’épidémiologie de la tuberculose pédiatrique.

• Tutoriels :
  • VIH/sida :
    • Généralités
    • Créer un compte, un profil, une autorisation
    • Faire une déclaration (pour le clinicien)
    • Faire une déclaration (pour le biologiste)
    • Répondre à une relance
    • Répondre à une demande de complément
    • Editer un rapport (pour le déclarant)
    • Editer un rapport (pour les ARS et les cellules régionales de Santé publique France)
  • Tuberculose :
    • Créer un compte avec un profil
    • Effectuer une déclaration
    • Classer une déclaration dans un dossier
    • Transférer un dossier ou une déclaration
    • Modifier un dossier et demander un complément d'information
    • Faire une relance d'issue de traitement
    • Exporter des données et établir un rapport
• Vidéos pour les déclarants :
  • Tuberculose (play-list de 8 vidéos disponibles)
• Foire aux questions :
  • VIH/sida
  • Tuberculose
• Procédures et messages d'information
  • Tuberculose :
    • Formation e-DO tuberculose | Nouveau format
    • Liens courriels dans les messages e-DO
    • Déclarations d'issue de traitement
    • Nettoyage et complétude des données
    • Dictionnaire des variables
    • Classement des cas "difficiles" dans e-DO
    • Classement des issues de traitement par les ARS

Si les documents supports en ligne (foire aux questions, tutoriel…) ne vous ont pas permis de résoudre vos difficultés, vous pouvez vous adresser à e-DO Info Service au numero e-do info service : 

Santé publique France s’est associé à l’Asip-Santé, groupement d’intérêt public chargé du déploiement de la carte CPS, afin de créer le service d’assistance e-DO Info Service. Ce service vous permet d’obtenir des renseignements sur :

• le dispositif des cartes de professionnel de santé (CPS) et des lecteurs de carte ;
• le fonctionnement de l’application e-DO ;
• le dispositif de la déclaration obligatoire.

En contactant e-DO info-service, vous acceptez les conditions d’utilisation suivantes :

Mesures de confidentialité

Attention - Informations importantes relatives à l’utilisation de l’outil de prise en main à distance : le service e-DO Info Service peut nécessiter une prise en main à distance de votre ordinateur.

• Afin de préserver la confidentialité des données de santé relatives à vos patients, nous vous invitons à fermer l’ensemble des applications ouvertes sur votre poste de travail lors de la prise en main à distance de votre poste de travail par notre conseiller.
• Nous vous invitons également à rester devant votre poste durant toute la durée de l’intervention.

Données à caractère personnel

Le recours à e-DO Info Service implique un traitement de vos données à caractère personnel. En aucun cas il ne portera sur les données de vos patients.

Ce traitement a fait l’objet d’une déclaration dans le registre du correspondant informatique et libertés de Santé publique France.
Conformément aux articles 39 et 40 de la loi informatique et libertés, vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier ou les supprimer en vous adressant à e-DO Info Service.

• Dépliant e-DO version VIH/sida
• Dépliant e-DO version tuberculose

• Délibération 2015-344 du 6 octobre 2015 (demande d’autorisation n°1818160). Commission nationale de l'informatique et des libertés.
• Arrêté modifiant le modèle de la fiche de notification figurant à l’annexe 29 de l’arrêté du 22 août 2011 relatif à la notification obligatoire des maladies infectieuses et autres maladies mentionnées à l’article D.3113-7 du code de la santé publique.
• Instruction DGS du 4 juillet 2016 relative au déploiement de l’application e-DO pour la télédéclaration de l’infection par le VIH/sida.

• Arrêté du 17 février 2021 modifiant la fiche de DO tuberculose et fixant la durée de conservation des données identifiantes à 5 ans.
• Instruction DGS du 1er juillet 2021 et les 4 annexes annonçant le lancement de la télédéclaration tuberculose.